Δράσεις

Προσδιορισμός κλίμακας έργου

Η κλίμακα του έργου θα έχει ήδη προδιαγραφεί από το Υπουργείο ή τον φορέα για λογαριασμό του οποίου υλοποιείται το έργο.

Διακρίνονται δύο (2) κλίμακες έργου:

Βραχυπρόθεσμες δράσεις:

Οι Βραχυπρόθεσμες Ψηφιακές Δράσεις (ΨΔ) είναι έργα που:

• Αποσκοπούν στην εξυπηρέτηση του πολίτη για επιμέρους ζητήματα και άπτονται ενδεχομένως ενός μικρού μέρους μιας μεγαλύτερης διαδικασίας.
• Απαιτούν σχετικά μικρό χρόνο ανάλυσης, σχεδιασμού και υλοποίησης (συνήθως έως 6 μήνες και μέγιστο 12 μήνες).
• Μπορούν να δώσουν τάχιστα ικανοποιητικά, αλλά πιθανότατα όχι πλήρες, αποτέλεσμα, παρέχοντας έτσι την ευχέρεια χρόνου για να πραγματοποιηθεί στη συνέχεια, και εφόσον απαιτείται, ένα μεγαλύτερο, πιο πλήρες έργο σε χρόνους που συνήθως χρειάζονται για μεγάλα έργα.

Στόχος της βραχυπρόθεσμης δράσης είναι η διαμόρφωση του 1ου MVP (Minimum Viable Product) σε επίπεδο σχετικά high fidelity prototype. Έτσι οι βραχυπρόθεσμες δράσεις φτάνουν μέχρι τη φάση Alpha. Στο τέλος διαμορφώνεται ο Καταστατικός Χάρτης ο οποίος περιγράφει πώς θα λειτουργεί η νέα ή ανα-σχεδιασμένη υπηρεσία. Η υλοποίηση πραγματοποιείται σε δεύτερο χρόνο, είτε με ίδια μέσα από την ΕΔΥΤΕ είτε από κάποιον ανάδοχο.

Οι βραχυπρόθεσμες δράσεις μπορεί να αφορούν είτε στο σχεδιασμό νέων ψηφιακών προϊόντων και υπηρεσιών, είτε στον μετασχηματισμό υφιστάμενων υπηρεσιών οι οποίες εκτελούνταν κυρίως μέσω φυσικών εγγράφων, απαιτώντας επίσκεψη του πολίτη στον εκάστοτε φορέα. Στη δεύτερη περίπτωση η βραχυπρόθεσμη δράση μπορεί να αφορά για παράδειγμα μόνο σε μια συγκεκριμένη φάση, μιας πιο συνολικής εμπειρίας (User Journey), αποτελώντας έτσι ένα επιμέρους τμήμα μια μεγαλύτερης διαδικασίας που θα εξακολουθεί να πραγματοποιείται όπως παλιά.

Μεσοπρόθεσμες Δράσεις:

Οι μεσοπρόθεσμες δράσεις:

• Αποσκοπούν στον σχεδιασμό και υλοποίησης της συνολικής εμπειρίας του χρήστη (end-to-end experience / user journey) η οποία συνήθως άπτεται πολλών και διαφορετικών φορέων και πληροφοριακών συστημάτων.
• Έχουν μεγάλο βαθμό πολυπλοκότηταςκαι απαιτούν καλή διαχείριση των εμπλεκόμενων μερών (stakeholder management)
• Απαιτούν μεγαλύτερο χρόνο ανάλυσης, σχεδιασμού και υλοποίησης (συνήθως 2+ έτη)

Μπορεί να αφορούν είτε στο σχεδιασμό και υλοποίηση νέων ψηφιακών υπηρεσιών, που δεν προϋπήρχαν, είτε στον ψηφιακό μετασχηματισμό υφιστάμενων υπηρεσιών οι οποίες εκτελούνταν με ένα συνδυασμό πληροφοριακών συστημάτων και επίσκεψης του πολίτη στον ή στους απαιτούμενους φορείς. Η υλοποίηση μπορεί να γίνει είτε με ίδια μέσα από την ΕΔΥΤΕ είτε από κάποιον ανάδοχο.

Ο αντίκτυπός τους, τόσο για τους πολίτες, όσο και για τη δημόσια διοίκηση, είναι μεγάλος, καθώς, μέσα από αυτά τα έργα, αναθεωρείται το μοντέλο λειτουργίας των φορέων και του τρόπου που παρέχουν τις υπηρεσίες τους προς τους πολίτες.

Πλάνο έργου

Σε συνεργασία με τον Αναλυτή ή και τον τον Project Manager (PM) διαμορφώνεται σε high-level το project plan και καθορίζεται η διάρκεια του κάθε sprint (η συνήθης διάρκεια κάθε sprint είναι 2 εβδομάδες, εκτός και αν αποφασιστεί διαφορετικά). Στόχος είναι η διαμόρφωση συν-αντίληψης για τον σκοπό και το αποτέλεσμα του έργου. Output:

• Ομάδα έργου
• Απαιτούμενες ανθρωποώρες (κατά προσέγγιση)
• Παραδοτέα
• 1ο backlog
• Χρονοδιάγραμμα
• Sprints έργου

Εκπαίδευση στο Service Design

Σε μεγάλα έργα που απαιτείται η άμεση εμπλοκή και συνεισφορά στελεχών από το Υπουργείο ή τον συνεργαζόμενο φορέα ή σε έργα που τα μέλη της ομάδας δεν έχουν προηγούμενη εμπειρία στην προσέγγιση του ανθρωποκεντρικού σχεδιασμού προτείνεται, πριν την έναρξη του έργου, η διοργάνωση εκπαιδευτικού εργαστηρίου πάνω στο service design. Μέσα από hands-on δραστηριότητες οι συμμετέχοντες θα έχουν τη δυνατότητα να γνωρίσουν και να πειραματιστούν με βασικές μεθόδους και εργαλεία που θα αξιοποιηθούν κατά τη διάρκεια του έργου αλλά και να εντρυφήσουν στη σχεδιαστική μεθοδολογία τρόπο σκέψης. product owner k omada tou (TODO)

Θεματικές ενότητες:

Tο εργαστήριο θα περιλαμβάνει μια εισαγωγή στις εξής έννοιες και εργαλεία:

• Έρευνα με χρήστες (user research)
• User Journey Mapping για την αποτύπωση της υπηρεσίας και των ευρημάτων της έρευνας
• Δημιουργία Personas για την αποτύπωση των διαφορετικών αναγκών των χρηστών της υπηρεσίας
• Μεθόδους παραγωγής ιδεών (ideation methods)
• Service prototyping για την οπτικοποίηση των ιδεών και τη δοκιμή τους με χρήστες.

Συμμετέχοντες:

• Αναλυτές
• Developers
• Product owner
• Μέλη της ομάδας του Product Owner
• Στελέχη φορέων που εμπλέκονται στην εμπειρία του χρήστη ή ανήκουν στην Ομάδα Διοίκησης Έργου (Ο.Δ.Ε) από την πλευρά του αρμόδιου Υπουργείου